فيما يلي ترتيب مقترح لأولوية التحصيل، مع الإجراء المناسب ورسالة قصيرة لكل عميل.
افتراض: الأولوية تُحدَّد حسب: المبلغ، مدة التأخير، احتمال السداد، ومدى تجاوب العميل.
إجمالي المستحقات: 44,750 ريال.
| الأولوية | العميل | المبلغ | أيام التأخير | سبب الأولوية | الإجراء المقترح |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ج | 27,500 ريال | 34 يومًا | مبلغ مرتفع + العميل طلب تقسيطًا شفهيًا، أي أنه متفاعل ويمكن تحويله إلى خطة سداد رسمية. | تحويل طلب التقسيط إلى اتفاق مكتوب: جدول أقساط، تاريخ أول دفعة، وسيلة ضمان مثل شيك أو سند إذني، وتعليق الائتمان أو التوريدات حتى توقيع الاتفاق. |
| 2 | ب | 4,300 ريال | 62 يومًا | تأخير طويل + عدم رد بعد تذكيرين، مما يرفع مخاطر التحصيل. | إرسال إنذار أخير مهلة قصيرة، ثم تصعيد للإدارة القانونية أو جهة تحصيل، مع إيقاف الخدمة/التعامل إن كان مناسبًا. |
| 3 | أ | 12,000 ريال | 15 يومًا | مبلغ متوسط + العميل منتظم عادةً، فالتأخير غالبًا بسيط. | تذكير ودي مع طلب تأكيد تاريخ السداد أو إرسال إثبات الدفع. |
| 4 | د | 950 ريال | 95 يومًا | تأخير طويل لكن المبلغ صغير؛ قد لا تبرر التكلفة جهد تحصيل كبير. | رسالة أخيرة قصيرة، ثم تقييم مدى الحاجة لإسقاطه أو تكوين مخصص ديون مشكوك فيها وفق سياسة الشركة. |
رسائل جاهزة
1. العميل أ — تذكير ودي بسبب 15 يوم تأخير
عزيزي/عزيزتي [اسم العميل]،
نأمل أن تكونوا بخير.
نود تذكيركم بالفاتورة رقم [رقم الفاتورة] بمبلغ 12,000 ريال، المستحقة في [تاريخ الاستحقاق]، وقد مضى عليها 15 يومًا.
نظرًا لانتظامكم المعتاد، نرجو إفادتنا بتاريخ السداد أو إرسال إثبات الدفع إن تم السداد.
نشكر تعاونكم.
2. العميل ب — إنذار أخير بسبب 62 يومًا وعدم رد
عزيزي/عزيزتي [اسم العميل]،
بخصوص الفاتورة رقم [رقم الفاتورة] بمبلغ 4,300 ريال، والمستحقة منذ 62 يومًا، لم نتلقَّ ردًا على تذكيرين سابقين.
نرجو السداد خلال 7 أيام عمل، أو التواصل فورًا لتحديد موعد للسداد.
في حال عدم السداد أو عدم الرد، قد نضطر لرفع الملف للإدارة القانونية/إيقاف التعامل.
نأمل تفهمكم وتعاونكم.
3. العميل ج — طلب توثيق التقسيط
عزيزي/عزيزتي [اسم العميل]،
شكرًا لتواصلكم بخصوص الفاتورة رقم [رقم الفاتورة] بمبلغ 27,500 ريال.
بخصوص طلب التقسيط، نرجو تزويدنا بمقترح مكتوب يتضمن:
- عدد الأقساط.
- تاريخ أول دفعة.
- وسيلة الضمان المناسبة.
بعد مراجعة المقترح سنرسل لكم اتفاقية تقسيط رسمية.
نرجو سداد الدفعة الأولى خلال [تاريخ] لضمان استمرارية التعامل.
4. العميل د — رسالة أخيرة قصيرة بسبب 95 يومًا
عزيزي/عزيزتي [اسم العميل]،
نذكركم بالفاتورة رقم [رقم الفاتورة] بمبلغ 950 ريال، والمستحقة منذ 95 يومًا.
نرجو السداد أو التواصل خلال 5 أيام عمل.
في حال عدم الرد، سنضطر لاتخاذ الإجراءات النظامية/إغلاق الحساب.
نأسف للإزعاج ونقدر تعاونكم.
ملاحظات مهمة
- طلب التقسيط الشفهي للعميل ج لا يعتبر تسوية نهائية إلا بتوقيع اتفاق مكتوب أو توثيق رسمي حسب سياسة الشركة.
- العميل ب يحتاج تصعيدًا واضحًا بعد عدم الرد؛ لا تُرسل إجراءات قانونية إلا بعد مراجعة العقد والسياسة الداخلية.
- العميل د إذا كان المبلغ غير قابل للتحصيل وفق سياسة الشركة، يمكن تحويله إلى مخصص ديون مشكوك فيها أو إقفال بعد موافقة الإدارة.
- إذا كانت سياسة التحصيل لديكم تعتمد فقط على الأقدمية، فقد يتقدم العميل د على أ، لكن عمليًا يبقى المبلغ الصغير عاملًا مخفضًا للأولوية.