إليك جدولًا مقترحًا من 12 سؤالًا مفتوحًا لمكالمة اكتشاف الاحتياج، مرتبًا حسب المرحلة، مع هدف كل سؤال. يمكن تخصيص نحو دقيقتين لكل سؤال (24 دقيقة)، ثم 6 دقائق للمقدمة والملخص والخطوة التالية، لتناسب مكالمة 30 دقيقة.
| المرحلة | # | السؤال | هدف السؤال | الوقت المقترح |
|---|---|---|---|---|
| الوضع الحالي | 1 | بما أن فريقكم يتابع نحو 120 طلبًا يوميًا عبر جداول مشتركة، كيف يتوزع العمل بين الموظفين الثمانية من لحظة استلام الطلب حتى تحديثه وتسليمه؟ | فهم سير العمل الحالي، الأدوار، وحجم الطلبات. | 2 دقيقة |
| الوضع الحالي | 2 | ما أنواع التحديثات التي يحتاج كل طلب إلى تسجيلها، ومن المسؤول عن إدخالها أو مراجعتها؟ | تحديد البيانات الأساسية للمسؤوليات ونقاط الاعتماد. | 2 دقيقة |
| الوضع الحالي | 3 | ما الأدوات أو القنوات التي يستخدمها الفريق حاليًا لتبادل تحديثات الطلبات بين الموظفين أو مع العملاء والموردين؟ | رسم البيئة الحالية وتحديد قنوات التواصل ونقاط الاتصال. | 2 دقيقة |
| المشكلات والأثر | 4 | عندما تضيع تحديثات الطلبات، ما الذي يحدث عادةً في سير العمل، وأين يظهر ذلك غالبًا؟ | كشف أسباب ضياع التحديثات ونقاط الاحتكاك في العملية. | 2 دقيقة |
| المشكلات والأثر | 5 | ما أكثر الأخطاء أو التأخيرات التي لاحظتموها بسبب ضياع التحديثات، وكيف أثّرت على العملاء أو المبيعات أو وقت الفريق؟ | تحويل المشكلة إلى أثر ملموس على الأداء والتجربة. | 2 دقيقة |
| المشكلات والأثر | 6 | لو بقي الوضع الحالي دون تغيير خلال الشهرين القادمين، ما المخاطر أو الخسائر التي تتوقعينها على عمليات سلة الألوان؟ | إبراز أولوية الحل وتكلفة عدم التغيير. | 2 دقيقة |
| الأولويات | 7 | عند تحسين متابعة الطلبات، ما الهدف الذي تريدين تحقيقه أولًا، ولماذا؟ | ترتيب الاحتياجات حسب الأهمية والتأثير. | 2 دقيقة |
| الأولويات | 8 | ما المعايير التي تجعل الحل مناسبًا لفريق من 8 موظفين يتابع 120 طلبًا يوميًا، وما الميزات التي لا يمكن التنازل عنها؟ | تحديد متطلبات الحل الأساسية وشروط النجاح. | 2 دقيقة |
| الأولويات | 9 | ما القيود التشغيلية أو الفنية أو التدريبية التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام متابعة طلبات؟ | كشف عوائق التطبيق واعتماد الفريق للحل. | 2 دقيقة |
| الميزانية والقرار والخطوة التالية | 10 | كيف تُدار ميزانية أدوات العمليات عادةً في المتجر، وما الذي تحتاجين إليه لتقدير التكلفة دون الالتزام بشراء؟ | فهم الميزانية وإجراءاتها وحدود الاستكشاف المتاحة. | 2 دقيقة |
| الميزانية والقرار والخطوة التالية | 11 | من يحتاج إلى الاطلاع على الحل أو الموافقة عليه قبل اعتماد الشراء، وما الأسئلة أو المخاوف التي يجب أن نجهز إجاباتها لهم؟ | تحديد أصحاب القرار ومعايير الموافقة والمخاطر المتوقعة. | 2 دقيقة |
| الميزانية والقرار والخطوة التالية | 12 | إذا كانت ملامح حل ترتيب الطلبات مناسبة، ما الموعد الذي تودين أن يبدأ الفريق استخدامه فيه، وما الخطوة التالية التي تساعد على الوصول لهذا الموعد؟ | تحديد الجدول الزمني والالتزام بالخطوة التالية بوضوح. | 2 دقيقة |